Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивное агентство Сахалинской области по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечивает их сохранность.
Разрабатывает и по согласованию с архивным агентством Сахалинской области представляет на утверждение Администрации муниципального образования «Холмский городской округ» списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, находящихся в архиве.
Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации (описи и формы учета документов).
Информирует Администрацию муниципального образования «Холмский городской округ», иные муниципальные учреждения о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.
Использует документы в социально-экономических и культурно- просветительных целях на выставках, радио, телевидении, в периодической печати, в установленном порядке представляет документы архива Администрации МО «Холмский городской округ», учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социальные и правовые запросы граждан, выдает архивные справки, архивные выписки из документов и архивные копии документов.
Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между архивным агентством Сахалинской области и Администрацией муниципального образования «Холмский городской округ» за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий на территории муниципального образования, ведет в установленном порядке государственный учет документов архивных фондов МО «Холмский городской округ» и Сахалинской области, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории муниципального образования.
Информирует Администрацию муниципального образования «Холмский городской округ», архивное агентство Сахалинской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном деле в Сахалинской области.
Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений - источников комплектования.
Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Сахалинской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив.
Рассматривает и утверждает на экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Администрации МО «Холмский городской округ», поступившие от муниципальных учреждений /не являющихся источниками комплектования архива1 описи дел постоянного хранения, а также фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу данных учреждений.
Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организации и предприятий, распространяет их опыт; проводит семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.
Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в государственный архив Сахалинской области на условиях соглашения (договора) между архивным агентством Сахалинской области и Администрацией муниципального образования «Холмский городской округ».
Рассматривает заявления, предложения и жалобы в установленный законом срок, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.
Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиски документной информации, передовой опыт работы.
